Εγχειρίδιο Πρωτόκολλο

Στο Πρωτόκολλο καταχωρίζονται:

α) Όλα, χωρίς εξαίρεση, τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, κοινά και εμπιστευτικά. Για κάθε εμπιστευτικό έγγραφο σημειώνεται, ή ένδειξη Ε.Π. στη στήλη "ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΕΓΓΡΑΦΟΥ" και το έγγραφο ή το αντίγραφο του τοποθετείται, σε ιδιαίτερο φάκελο εμπιστευτικών εγγράφων. Το εμπιστευτικό πρωτόκολλο καταργείται. β) Όλα τα είδη τίτλων, πού εισέρχονται η εξέρχονται. Τέτοιοι τίτ­λοι είναι τα: ● Απολυτήρια του Δημοτικού - Γυμνασίου - Λυκείου, ● τα Ατομικά Δελτία, όταν διαβιβάζονται για λόγους μετεγγραφών, (σ.σ: έχουν καταργηθεί) ● οι τίτλοι εξωσχολικής χρήσεως και ● τα ενδεικτικά - αποδεικτικά - πιστοποιητικά μαθητών από ξένα ή Ελληνικά σχολεία του Εξωτερικού. Πρέπει να τονιστεί ότι όλοι οι τίτ­λοι διαβιβάζονται "υπηρεσιακώς και επί αποδείξει", ενώ στη στήλη "ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ" του Πρωτοκόλλου σημειώνεται ή ένδειξη "ΕΠΙ ΑΠΟΔΕΙΞΕΙ" η "ΣΥΣΤΗΜΕΝΟ". Στο Πρωτόκολλο καταχωρίζονται και οι κάθε είδους τίτλοι που για οποιοδή­ποτε λόγο προσκομίζονται από τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους. Κάθε τίτ­λος λαμβάνει ιδιαίτερο αύξοντα αριθμό Πρωτοκόλλου. Οπωσδήποτε όμως των τίτλων αυτών ζητείται επαλήθευση. Οι ιδιώτες παραλήπτες απολυτηρίων τίτ­λων υπογράφουν στη στήλη "ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ" του Πρωτοκόλλου. γ) Οι διάφορες αιτήσεις που υποβάλλονται στο σχολείο και πρόκειται να διαβιβαστούν παραπέρα. Δεν καταχωρίζονται οι αιτήσεις πού υποβάλλονται και παραμένουν στο σχολείο, (σ.σ: στο Βιβλίο Βιβλίο Αιτήσεων Δηλώσεων καταχωρούνται οι κάθε είδους αιτήσεις και δηλώσεις που μένουν στο σχολείο, είναι έντυπο, αριθμημένο και αποτελεί πρωτό­κολλο και φάκελλο αρχείου ταυτόχρονα. Έχει καθιερωθεί με την 9984Ι/ 49524/15-5-76 εγκύκλιο ΥΠ.Ε.Π.Θ.)

Μορφή βιβλίου

Εισερχόμενα

Έστω ότι η σχολική μας μονάδα την 15/5/2024 έχει λάβει το παρακάτω έγγραφο από τη ΔΔΕ Δράμας (στο έγγραφο έχουμε ήδη βάλει τη σφραγίδα της πρωτοκόλλησης και συμπληρώσαμε την ημερομηνία παραλαβής 15/5/2024 και τον επόμενο διαθέσιμο Αριθμό πρωτοκόλλου που στην περίπτωσή μας είναι ο 231): Από τα στοιχεία του εγγράφου, καταγράφουμε στο αριστερό μέρος του βιβλίου Πρωτοκόλλου στη γραμμή με αύξοντα αριθμό 231 (αυτός είναι ο αριθμός πρωτοκόλλου που αποδίδουμε στο εισερχόμενο έγγραφο)

Απάντηση σε εισερχόμενο

Στην περίπτωση που το έγγραφο που έλαβε η σχολική μονάδα απαιτεί μετά την διεκπεραίωση και κάποια απάντηση (σ.σ: έστω ότι θα απαντήσουμε την 20/5/2024), τότε στην δεξιά πλευρά του βιβλίου (στα εξερχόμενα) και στην ίδια γραμμή, συμπληρώνουμε τα στοιχεία του απαντητικού εγγράφου της σχολικής μας μονάδας στο οποίο όταν το πληκτρολογούμε, αναγράφουμε τον ίδιο Αριθμό Πρωτοκόλλου που είχαμε δώσει στο εισερχόμενο έγγραφο (σ.σ: στο παράδειγμά μας το 231) και στη σελίδα των εξερχομένων θα έχουμε: και έτσι θα έχουμε στην πλήρη εικόνα το παρακάτω:

Εξερχόμενα

Στην περίπτωση που από τη σχολική μονάδα στέλνουμε κάποιο έγγραφο σε οποιονδήποτε, τότε ενεργούμε όπως παρακάτω (σ.σ: υποθέτουμε ότι πρέπει να ενημερώσουμε την τροχαία για μετακίνηση μαθητών με λεωφορεία τα οποία θα πρέπει να ελεγχθούν). Κατοχυρώνουμε τον επόμενο ελεύθερο αριθμό πρωτοκόλλου (σ.σ: 232 στο παράδειγμά μας), αφήνουμε άδεια τα περισσότερα κελιά της σελίδας εισερχομένου, σημειώνουμε την ένδειξη "Εξερχόμενο" στην περίληψη εισερχόμενου εγγράφου και συμπληρώνουμε τα κατάλληλα κελιά στο δεξί μέρος του βιβλίου (στοιχεία εξερχομένων) όπως δειχνει η παρακάτω εικόνα:

Νομοθεσία

ΥΑ 102791/ΓΔ4/2024 άρθρο 3 - Υπηρεσιακά Βιβλία άρθρο 4 - Υπηρεσιακά έντυπα άρθρο 5 - Τύπος και επισημοποίηση Υπηρεσιακών Βιβλίων και Εντύπων άρθρο 6 - Φύλαξη Υπηρεσιακών Βιβλίων και Εντύπων Άλλα σχετικά 64040/24-4-2015 - άδειες εκπαιδευτικών 2930/10-10-1983 - δικαιολογητικά απουσιών 4790/31-7-1979 - Νέα υπηρεσιακά βιβλία και έντυπα